יצירת שיטתיות ומתודולוגיה בעסק הינה דבר קריטי להבטחת עקביות, יעילות ויצירת עסק שעובד אתך ובלעדיך. זאת השיטה היחידה (שאני מכיר) לשיפור קבוע ותמידי של איכות המוצרים והשירות והגדלת שביעות רצון הלקוחות, מצד אחד והקטנת הסיכונים לשגיאות מצד שני.
אבל איך יוצרים שיטתיות ומתודולוגיה?
הגדירו מה התהליכים של העסק:
התחילו בהגדרת התהליכים המרכזיים בעסק, כגון תהליכי מכירות, שיווק, ייצור, שירות לקוחות, גביה וניהול כספים. רשמו את השלבים בכל תהליך, החל מהצעד הראשון ועד לסיום התהליך. אני ממליץ לצלם (אפשר בפלאפון שלכם) כל שלב ושלב תוך כדי הסבר קולי של הפעולות שלכם ושל התוצרים הנדרשים. את הסרטונים שמרו לתוך תיקיות, כך שכל תיקייה תכלול את כלל הסרטונים שמסבירים את התהליך כולו מ א'-ת'.
צרו נהלים:
לאחר שהגדרתם את התהליכים, צרו נהלים. משמעות הדבר היא יצירת מסמך כתוב המתאר את השלבים הכרוכים בכל תהליך ואת בעלי התפקידים ותחומי האחריות הספציפיים של כל חבר צוות המעורב בתהליך.
הדריכו את העובדים שלכם:
לאחר יצירת הסטנדרטים והנהלים בעסק, הדריכו את העובדים. תנו להם לצפות בסרטונים שצילמתם, לקרוא בתיקי הנהלים שיצרתם ותדרכו אותם. ניתן לעשות זאת באמצעות אימון אחד על אחד או באמצעות העברת הרצאה או סדנה. כעת העניקו מקום וזמן לשאלות. אם משהו אינו ברור – עשו אותו שוב, צלמו את הסרטונים שוב ושכתבו את תיק הנהלים עד ליצירת נהלים ברורים.
נטרו ומדדו ביצועים:
כדי להבטיח שהעובדים שלכם עוקבים אחר הנהלים כראוי, נטרו ומדדו את הביצועים שלהם באופן קבוע. זה עשוי לכלול ביצוע ביקורות, סקירת משוב לקוחות, או שימוש בכלי תוכנה כדי לעקוב אחר מדדי ביצועים. זכרו- מה שאינו מדיד, אינו יכול להיות מנוהל.
שפרו כל הזמן את התהליכים שלכם:
לבסוף, שפרו כל הזמן את התהליכים שלכם בעסק בהתבסס על משוב מהעובדים, הלקוחות ובעלי עניין אחרים. זה יכול להיות כרוך בביצוע שינויים בנהלים שלכם, הצגת כלים או טכנולוגיות חדשות, או עדכון חומרי ההדרכה.
על ידי ביצוע שלבים אלה, תוכלו ליצור תרבות של עקביות ויעילות בעסק שלכם, שבה כל העובדים שלכם עובדים לפי אותם סטנדרטים בצורה שיטתית. זה יעזור לכם לספק מוצרים ושירותים באיכות גבוהה ללקוחות שלכם, תוך שיפור הרווחיות של החברה.
