איך לנהל את הזמן נכון יותר?

אחת המגיפות של המאה ה 21 היא 'מגיפת ניהול הזמן' (בפעם אחרת ארחיב על שלושת המגיפות האחרות הקשורות בניהול- 'מגיפת ההשמנה', 'מגיפת התקשורת הבינאישית' ו'מגיפת ניהול העובד החדש').

אחד התנאים הבסיסיים לאפקטיביות הוא ניהול מיטבי של הזמן. במאמר זה אציג כמה שיטות לעשות זאת. חשוב לזכור שאין שיטה אחת שמתאימה לכולם, כי לכל אדם יש אורח חיים שונה, עבודה אחרת, מבנה משפחתי שונה ואילוצים אחרים. לפיכך על כל אחד למצוא את הדרך הנכונה עבורו באופן אישי. בחרו את אחת השיטות והתחילו לפעול לפיה. קחו בחשבון שתהליך השינוי לוקח זמן. אי-אפשר להפוך להיות אדם אחר תוך שבוע, אבל אפשר להתחיל לצקת את היסודות, ואם תתמידו, תראו שמשבוע לשבוע התוצאות שלכם הרבה יותר טובות בכל המישורים.

שיטת "חשוב ודחוף"

זו אחת השיטות המוכרות בתחום ניהול הזמן, אף על פי שבאופן אישי אני סבור שהיא פחות פרקטית ליישום. השיטה מכונה שיטת אייזנהאואר:

על פי שיטה זו, לצורך ניהול הזמן יש לקטלג כל משימה בחיים לאחד מארבעת הסוגים הבאים: משימות דחופות וחשובות, משימות דחופות ולא חשובות, משימות חשובות ולא דחופות, משימות לא חשובות ולא דחופות. ככלל, ככל שתעסקו יותר במשימות מסוג חשוב ולא דחוף, יהיו לכם פחות מקרים של חשוב ודחוף – ומיד תבינו למה.

הרביע החשוב ביותר הוא דחוף וחשוב. זהו רביע ה"אדרנלין". כאן נכללים דברים שחייבים להתבצע עכשיו, ברגע זה. למשל, אם חלילה מתקשרים ואומרים לכם שהבן שלכם נפצע וצריך להגיע לבית החולים, ברור שכל שאר הדברים יחכו.

הרביע השני בחשיבותו הוא חשוב ולא דחוף. זה הרביע של האנשים האפקטיביים, והוא מוגדר כ"זמן איכות". נכללות בו הפעולות שאם תעשו אותן היום, תחסכו לעצמכם את מצב הלחץ של דחוף וחשוב. אם עליכם להציג מחר מצגת בעבודה, ברור שהכנת המצגת דחופה וגם חשובה. אבל אם התחלתם להכין אותה שבוע קודם לכן, וכל יום אתם עובדים עליה חצי שעה, סביר להניח שהיא תהיה מוכנה יומיים לפני זמן הצגתה, ולא תהיו בלחץ.

הרביע השלישי בחשיבותו הוא דחוף ולא חשוב. אלה פעולות שאם תבדקו אותן, תגלו שהן לא באמת חשובות לכם. למשל, לענות לשיחת טלפון שלא חשובה לכם כרגע או להתפנות לפגוש מישהו רק כי הוא קפץ לבקר בלי להודיע מראש. לעתים קרובות מדובר במענה לציפיותיהם של אנשים אחרים. לקטגוריה הזאת נכנסים גם כל הדברים שאפשר לעשות במיקור חוץ (out sourcing), כלומר לדאוג שמישהו אחר יעשה אותם עבורכם.

הרביע האחרון הוא לא חשוב ולא דחוף. לכאן נכנסות פעילויות כמו צפייה בטלוויזיה או משחק פוקר עם חברים אל תוך הלילה. אלו דברים שלא מקדמים אתכם. גם אם אתם רוצים לעסוק בפעילויות אלה, צריך לזכור שהן מפריעות להתרכז בעסק, ואפשר לעשות אותן רק כשיש לכם זמן פנוי.

זה לא שאני לא עושה אף פעם דברים כאלה, אבל הם חלק מניהול הזמן שלי. למשל, כשאני חוזר אחרי שלושה ימים עמוסים של סדנה, שבהם דיברתי משמונה בבוקר עד שמונה בערב, כל מה שאני רוצה לעשות זה לבהות בסרט אקשן שלא דורש מחשבה. ביום שאחרי הסדנה אני תמיד מפנה חצי יום לניקוי ראש. זה "זמן ריק", וזה בסדר גמור, כי הוא מתוכנן ומנוהל מראש.

כעת שאלו את עצמכם איפה אתם נמצאים רוב הזמן. אף אחד לא נמצא 100% מהזמן רק ברביע חשוב ולא דחוף, כי אף אחד לא מושלם. לכן צריך כל הזמן לשאוף להשתפר בדרך שבה מנהלים את הזמן, כדי שכל פעם נעשה את זה טוב יותר.

כדי להיות רוב הזמן ברביע חשוב ולא דחוף ולהיות יותר אפקטיביים ופרואקטיביים, שאלו את עצמכם מהם הדברים החשובים בחיים שלכם. קחו דקה וכתבו אותם לעצמכם בכל התחומים – משפחה, תחביבים, חלומות וכמובן העסק.

עכשיו העבירו לקדמת הבמה את "האבנים הגדולות" שלכם: הדברים החשובים ביותר בחיים שלכם. רובנו עונים לשאלה: "מה הכי חשוב לך בחיים?" באופן אוטומטי: "המשפחה." אך האם המשפחה שלכם באמת מקבלת את משאב הזמן הראוי בהתייחס לאופן שבו אתם רואים את חשיבותה? האבן הכי גדולה שלי היא המשפחה. כשאני בפגישה אני לא עונה אף פעם לטלפון, אלא אם כן זה אחד הילדים. הילדים שלי יודעים שכשהם מתקשרים אני תמיד עונה, כי הם לפני הכול.

אחרי המשפחה באים אצלי הספורט והקריאה. אני חייב לעשות ספורט כל יום וחייב לקרוא כל יום. בלי זה אין לי אוויר. גם בעסק יש לי את האבנים הגדולות שלי: גבייה, תכנון, פיתוח עסקי ומכירות. כשאני יודע מהם הדברים שחשובים לי, אני יכול להשקיע בהם ולהיות רוב הזמן ברביע חשוב ולא דחוף.

שיטת חמשת הצעדים

השיטה הזאת מיועדת לאנשים שמנהלים פרויקט אחד מרכזי או שיש להם משימה אחת גדולה וחשובה. חמשת הצעדים הם:

1. להציב יעד מרכזי אחד לביצוע בכל פעם.

2. לכתוב את רשימת הצעדים בדרך ליעד המרכזי.

3. לתעדף ולסדר את הצעדים על פי סדר הגיוני.

4. לעשות את הצעד הראשון.

5. לעודד את עצמכם לפעול, לפעול, לפעול.

אנשים שעובדים לפי שיטה זו מחזיקים מחברת פשוטה, ובכל בוקר כותבים בה מה היעד המרכזי שהם רוצים לקדם הפעם. הם כותבים אילו צעדים הם צריכים לעשות בדרך למטרה, מסדרים את הצעדים על פי סדר הגיוני ואז מתחילים לעשות את הצעד הראשון. וכל הזמן הם פועלים, פועלים, פועלים.

לדוגמה: אם היעד המרכזי שלכם בעסק הוא לשפר את רמת המכירות של נציגי המכירות שלכם, כתבו זאת כיעד. בשלב הבא רשמו את כל הצעדים שיש לעשות בדרך אל היעד, למשל:

1. לבדוק מי מהעובדים פרואקטיבי ומי ריאקטיבי ואולי ימכור פחות.

2. להגיע עם העובדים להסכם שמגדיר מהם היעדים שהם צריכים לעמוד בהם וכמה כסף הם יקבלו עבור מכירה.

3. ללמד אותם את תחום המכירות.

4. לחנוך אותם בעבודה.

5. לבדוק אם הם עומדים ביעדים שהצבתם להם. אחרי שיש לכם רשימה מסודרת, עשו מדי יום פעולה ועוד פעולה, עד שתגיעו ליעד.

שיטת סוגי משימה

השיטה מיועדת לאנשים שיש להם משימות רבות מדי יום, שכבר בתחילת היום יש להם 25-10 משימות, והם צריכים לתעדף בצורה מעולה את דרך הפעולה שלהם. בהתאם לשיטה זו, רשמו את כל היעדים היומיים שלכם ביומן ואז תעדפו אותם כך:

• משימות בקטגוריה א': משימות שחייבים לעשות, ושלהשלמתן או לאי-השלמתן יש השלכות קיצוניות.

• משימות בקטגוריה ב': משימות שצריך לעשות. לביצוען או לאי-ביצוען יש השלכות מתונות, והן יבואו בעדיפות שנייה.

• משימות בקטגוריה ג': משימות שכיף לעשות, אבל אין להן השלכות כלל.

• משימות בקטגוריה ד': משימות האצלת סמכויות. משימות שאפשר להעביר למישהו אחר.

• משימות מקטגוריה ה': משימות שיש להימנע מהן.

גם פה, כמו בשיטה הקודמת, הרעיון הוא לקחת מחברת פשוטה ולכתוב בה המון משימות שצריך לעשות היום. לדוגמה: לקחת את הילדים לבית הספר, לאכול ארוחת בוקר, צהריים וערב, לדבר עם חבר מסוים, לדבר עם לקוח חדש, לגייס עובד חדש, להפקיד צ'קים וכדומה.

בשלב הבא כתבו לעצמכם אילו מהמשימות אתם חייבים לעשות, כי אם לא תבצעו אותן, יהיו לכך השלכות קיצוניות על העסק או על החיים שלכם. אחר כך כתבו אילו משימות אתם צריכים לעשות: כאלה שאם לא תבצעו אותן, זה לא סוף העולם, אבל יהיו לכך השלכות, והן בעדיפות שנייה. בעדיפות שלישית נמצאות משימות שכיף לכם לעשות, כמו לאכול צהריים עם חברה. אחר כך יבואו משימות שבאפשרותכם לתת למישהו אחר לעשות במקומכם באמצעות האצלת סמכויות. הקטגוריה החמישית היא משימות שמהן הייתם רוצים להימנע.

אני למשל גיליתי שאני רוצה להימנע מצפייה בחדשות. הן לא עושות לי טוב, מכעיסות אותי ומביאות אותי למקומות שאני לא אוהב בעצמי. לכן אני קובע דברים אחרים, כמו פגישות ואימונים, בשעת החדשות, כלומר אני חוסך לעצמי את האנרגיה בכך שאני נמנע מהן ועושה בזמן הזה דברים אחרים שמקדמים אותי.

שיטת חוק השלושה

זו שיטה מעולה לאנשים שמתקשים לנהל יומן, ויש להם יכולת להתרכז במקרה הטוב במשימה אחת בשבוע. השיטה עוסקת במאקרו של עשייתכם ולא במיקרו, בראייה של שבוע קדימה. אם אתם בוחרים בשיטה זו, ההמלצה שלי היא לעצור פעם בשבוע, הכי מומלץ במוצאי שבת, ולכתוב תשובות לשתי שאלות:

• מהם שלושת הדברים שאתם חייבים לעשות בשבוע הקרוב?

• מהן שלוש הפעולות שתוכלו לעשות בהקשר של כל אחד משלושת הדברים, שיסייעו לכם להשיג 90% מהמטרות שלכם?

אם למשל כתבתם ששלושת הדברים שאתם חייבים לעשות בשבוע הקרוב הם להגיע ליעד המכירות של העסק, לגייס עובד חדש ולמצוא חברת שיווק, כעת שאלו את עצמכם מהן שלוש הפעולות שתוכלו לעשות לגבי כל אחד משלושת הדברים שכתבתם, שיעזרו לכם להשיג 90% מהמטרות לפחות. למשל, כדי להגדיל את המכירות:

1. יש לוודא שאנשי המכירות עובדים שעות מלאות וכולם מגיעים למשמרת.

2. יש לעשות להם שיחת דרבון כל בוקר וכל צהריים.

3. יש להבטיח בונוס למי שימכור הכי הרבה. את שלוש הפעולות האלה הכניסו ליומן.

המטרה הבאה היא לגייס עובד חדש, ושלוש הפעולות שתוכלו להכניס ליומן הן:

1. לפרסם מודעה.

2. לראיין מועמדים.

3. לבחור מועמד מבין המרואיינים. וכן הלאה. אם תערכו את הרשימות הללו לפני תחילת השבוע, השבוע שלכם יהיה מנוהל ומסודר יותר.

שלושה דברים שכדאי לזכור ממאמר זה:

1. ניהול זמן הוא הבסיס לניהול מוצלח של העסק.

2. מצאו את השיטה הנכונה עבורכם, כי כל אחד מאיתנו שונה.

3. זכרו: התעסקו במה ש"חשוב", ואז יהיו לכם פחות דברים "דחופים".