תגיד, אתה זוכר שהחיים קצרים?
אם הנך בסביבות גילאי ה 40 פלוס וודאי זכור לך כי בתקופת הילדות שלך, אביך או אמך חזרו מהעבודה בדר"כ בשעה 16:30-18:00.
היה ערוץ אחד בטלוויזיה, טלפון קווי אחד ומהשעה 19:00 בערך, היתה דממת אלחוט.
ניהול זמן בתקופה ההיא היה משהו פשוט סה"כ.
אם לא היית במשרד, הרי שלא היה ניתן להפריע לך.
באותה תקופה כמעט ולא היו הסחות דעת
נהפוך הוא – הצורך הגדול של אנשים היה השגת ידע חדש.
ניהול זמן בעולם המודרני
עברו הרבה מים בנהר.
כיום יש כמות אינסופית של ערוצי טלוויזיה, אינטרנט, סוגי תקשורת שונים, פלאפונים ופייסבוק וטוויטר ולינקדין ואינסטגרם ו.....................
די!!!!!
הצורך הגדול של האדם היום הוא סינון ידע!
הבעיה הכי גדולה של המנהל / בעל העסק בתקופה הנוכחית.
אני נפגש עם עשרות מנהלים ובעלי עסקים מידי שבוע במסגרת אימון עסקי, או ייעוץ עסקי.
הבעיה הרווחת אצל רובם היא בעית ניהול זמן.
המשפט שאני שומע הכי הרבה הוא-
"אין לי זמן ...."
למשפחה, להשלים את המשימות, לעשות ספורט, לפגוש חברים....
להמשיך?
המשפט הנפוץ השני הוא- "אני לא מספיק כלום"!
די בכך שנפתח את תיבת המייל שלך, או את אפליקציית הוואצאפ ונראה מה מצבך. יש לי תחושה שנגלה שיש לך בין 1000-2000 מיילים שלא נענו ולמעלה מ 50 הודעות וואצאפ שטרם נקראו.
אז אחרי שבמשך שנים אני קורא כמעט כל ספר שקשור כך או אחרת בניהול זמן ואחרי שבחנתי את הנושא מקרוב (בכל זאת, יש לי 2 חברות לנהל ותודה לאל משפחה עם חמישה ילדים ותחביב ששואב הרבה זמן ), נדמה לי שיש לי כמה פתרונות מאד מעניינים עבורך.
זאת הסיבה שריכזתי 10 טיפים לניהול זמן יעיל ואפקטיבי יותר.
אני לא אגע במאמר הזה בשיטות נוספות שקיימות כגון:
שיטת פומודורו, או שיטת "חשוב - דחוף" ועוד, אלא ריכוז של מספר טיפים פשוטים שיכולים לעשות עבורך שינוי תפיסתי מאד מהיר.
1- יש לך את כל הזמן שבעולם.
אולי זה נשמע מוזר מאד, אבל גיליתי שלמעשה יש באפשרותך לעשות מה שבא לך בזמן שלך. יש לך אפשרות לבלות עם הילדים, ללכת לעבודה, לצאת לאימון, ללכת לטיול – הזמן שלך בשליטתך. אם דעתך שונה, אם נדמה לך שאין לך שליטה בזמן שלך, סימן שאינך רוצה באמת לשלוט בזמן שלך.
2- זה בסדר לומר לא!
במשך הרבה שנים, עניתי בחיוב לכל בקשה לפגישה או שיחת טלפון.
בכל פעם שעובד ביקש לשוחח איתי, שחבר רצה להפגש לקפה, או שסתם מכר רצה שננהל שיחה טלפונית הייתי משיב מיד ב"כן".
הרגשתי חוסר נוחות לומר "לא" לבקשות כאלה, או אחרות.
גם במקרים שידעתי מראש שהשיחה לא תקדם אותי, שהיא תהיה סוג של בזבוז זמן, או שלא התחשק לי לקיים אותה, לא הייתי מסוגל לומר לא!
אני מבין כיום שאחד הדברים שעזרו לי הכי הרבה בניהול הזמן שלי היתה היכולת ללמוד לחשוב שניה לפני שאני משיב לבקשות של גזלני זמן.
היכולת לשים מנגד את העובדה שהפגישה, או השיחה, תגזול ממני הרבה זמן יקר שיכול להיות מופנה לזמן איכות עם המשפחה שלי, להתפתחות האישית שלי, או לקידום העסק שלי.
למעשה שזה הכרחי שרגע לפני שניתן מענה חיובי, נעצור לשניה ונחשוב האם באמת ברצונך לקיים את השיחה.
3- להתמקד במשהו אחד גדול.
יש את אלה שמציבים לעצמם 4-5 נושאים גדולים מאד לטיפול ביום.
מרגע שהסתיים היום והם לא השיגו את כל היעדים שלהם, הם מאוכזבים ומלאי תסכול.
המלצתי היא – להציב לעצמך מטרה אחת גדולה ביום.
במקום להתחיל את היום עם רשימת מטלות לא הגיונית, כל מה שצריך זה לוודא ששאר המטרות שלך הם קטנות יותר ופחות משמעותיות.
באופן הזה, הסיכוי להשלים את מטלות היום יגדלו דרמטית ובהכרח גם רמת האנרגיה שלך תעלה.
4- ליצור רשימת To Do List
יש לך 100 דברים קטנטנים שחשוב שייעשו היום, אבל הם דברים ממש קטנים. דברים כמו להרים טלפון לאדם מסוים, לשים את הרכב בשטיפה, לשלם חשבונות וכד'.
אני מציע לך לקחת מחברת קטנה, פלאנר, או חבילת דפי ממו שבהם ירשמו כל המטלות הקטנות הללו. כאשר הרשימה הזאת תוצב על שולחן העבודה שלך, זה ישפר דרמטית את היכולת שלך להספיק את המשימות שלך.
5- להגדיר לעצמך "זמן סגור"
כשיש לך מטלה שזמן הביצוע שלה הוא מתמשך אני מציע לך לסמן ב"בלוק" זמן ספציפי ביומן.
זה יהיה זמן סגור שיהיה מוקדש לנושא מסויים וספציפי.
ביומן שלי למשל יש זמן סגור מראש – כ"זמן ילדים" פעמיים בשבוע. כשהחלטתי לכתוב ספר סגרתי לעצמי 3 פעמים בשבוע זמן לכתיבה – שני בלוקים של חצי שעה כ"א ועוד בלוק אחד של שעה.
העובדה שנגדיר מראש זמן לנושא מסויים, יבטיח את היכולת שלך לעשות אותו בפועל.
6- להאציל סמכויות
אחד הדברים ששדרגו את חיי בצורה משמעותית היה להאציל סמכויות.
כל דבר שאיני אוהב, או לא רוצה לעשות. כל דבר שמישהו אחר יכול לעשות במקומי ושהכסף שארוויח בזמן הזה יעלה על העלות שאשלם, הרי שראוי להאציל סמכויות.
חשוב קודם כל לדעת כמה שווה שעת עבודה שלך ולוודא שאכן יש לך עבודה.כעת
יש לך את האפשרות ההגיונית להתחיל להעביר הלאה נושאים מסויימים כגון:
ניקיון, בישול, גיהוץ, קניות וכד'.
7- להגביל מראש את הזמן שלך.
הנסיון שלי לימד אותי שאם יש לי שלוש שעות להשלים משימה או פגישה, יקח לי שלוש שעות להשלים אותה. אבל אם אקצץ את הזמן שהגדרתי לזמן קצר יותר, אצליח להשלים את המשימה בזמן קצר.
ההגבלה הזאת, הדד ליין הזה, מאלץ אותי לעבוד בצורה ממוקדת יותר ומהירה יותר, וחוסך לי זמן רב.
בעבר הגדרתי ביומן לפגישות שעה וחצי, כיום אני מגדיר בין 30 דקות לשעה.
למשימה אחרת, כמו להתכונן לתוכנית הבוקר שלי ברדיו- שבעבר הקדשתי שש !!! שעות, אני מקדיש היום שעתיים.
מסגרת הזמן הלוחצת מסייעת לי להיות במיטבי ולפנות לעצמי זמן יקר.
8- לסגור את היומן שלך בשעות מסויימות
כתבתי מקודם על משימות מתמשכות שאני חוסם ב"בלוק" את הזמן עבורם. אבל יש עוד דבר מסויים שאני עושה והוא לא לאפשר להכניס כלום ליומן לפני, או אחרי שעה מסויימת.
אצלי, למשל, הבוקר הוא זמן קריטי. אני מתאמן, קורא, אוהב לעשות שיחות חשובות, מוקדם ככל האפשר ולכן עד השעה 10:00, למעט מקרים מאד מאד חריגים, לא ייכנס ליומן שלי כלום.
9- ליצור לוז אוטומטי.
מכיר את זה שבא לך לתאם פגישה ומתחיל פינג פונג של מיילים, או ואצאפים לגבי המועד האפשרי?
זה לבדו יכול לקחת לך יום, או יומיים של בזבוז זמן.
האתר calendly חוסך לך את הזמן המבוזבז הזה.
מדובר באתר שמאפשר להגדיר מראש מועדים פנויים לפגישות.
כל מה שצריך לעשות זה להעביר לינק לכל מי שמעוניין להפגש אתך והוא יתאם לעצמו פגישה באחד המקומות הפנויים המוגדרים לכך.
גם מתאם פגישות מהיר וגם חוסך זמן יקר.
10- ללמוד לטפוח לעצמך על השכם.
יש אנשים, שלא משנה מה יקרה, תמיד בסוף היום הם ירגישו שהם לא הספיקו כלום.
זה לא קשור לזמן, לכמות המשימות שלהם וכד', אלא לעובדה שהם יודעים לייצר מטלות בקצב בלתי נגמר. תמיד.
לאנשים כאלה אני אומר שכדאי ללמוד להיות שבע רצון מהתוצאות של עצמם.
התסכול אינו מקדם, נהפוך הוא.
לכן אני ממליץ ללמוד לנשום ולהוקיר את עצמנו על מה שכן הצלחנו לעשות.