הקדמה:
בעקבות המגיפה העולמית, הרעיון של עבודה היברידית הפך למציאות קיימת עבור עסקים רבים. כאשר צוותים ארגוניים מסתגלים לעידן החדש הזה, חיוני לזכור שלא כל עסק הינו בתחום ה"הייטק" ולכן יש להתייחס לשאלות וחששות סביב ניהול עובדים מצד בעלי עסקים שאינם מורגלים לרעיונות אלו.
המטרה שלי היא לספק תובנות ופתרונות שיעזרו לטפח סביבת עבודה פרודוקטיבית והרמונית בעידן ההיברידי.
לפני שארחיב חשוב לי לציין כי היכולת לעבור ולעבוד היברידית בצורה אפקטיבית קשורה בין היתר לגורמים חיצוניים שאינם תמיד תלויים בבעל העסק.
תחום העיסוק בו עוסקת החברה ומה נהוג בקרב החברות האחרות בתחום משפיע רבות על היכולת של בעל העסק לקבל החלטה בנושא.
רמת התלות של בעל העסק בעובד זה או אחר תשפיע גם היא על היכולת שלו להגדיר האם לעבוד בצורה היברידית.
ישנם עוד גורמים כמו: תלות הלקוחות בעובדים, שעות השירות של החברה, האם מדובר בעובדים חדשים או וותיקים, תהליך קליטת העובדים ורמת השכר השכר של העובדים.
כל אלו ישפיעו באופן דרמטי על היכולת של בעל העסק לקבל החלטה האם לאפשר או לא ואם כן עד כמה העבודה היברידית.
משפט מסכם והכי חשוב בנושא:
היכולת להציב יעדים מדידים לעובד + היכולת של העובד לספק את השירות מבלי לפגוע בלקוח + רמת האמון בלקוח + עד כמה תהליך הגיוס והקליטה של העובדים מסודר ומנוהל = הגמישות של בעל העסק לאפשר עבודה היברידית.
הבנת עבודה היברידית:
עבודה היברידית מתייחסת לסידור עבודה שבו לעובדים יש את הגמישות לחלק את זמנם בין עבודה מרחוק לעבודה במשרד. גישה זו מציעה את היתרונות הן של עבודה מהבית והן של שיתוף פעולה במשרד, ומאפשרת גמישות מוגברת ושיפור האיזון בין העבודה לחיים. בצורה המיטבית אנו מעוניינים שלעובדים תהיה גמישות לשמור על איזון בין בית ועבודה מבלי לפגוע ואולי אף לשפר את האפקטיביות בעבודה.
שוויון הזדמנויות לכולם:
כדי להבטיח הוגנות, חשוב לקבוע הנחיות ברורות לגבי מי יכול לעבוד מרחוק ובאיזו תדירות. אמנם זה עשוי להיות מפתה להעניק לחלק מהעובדים ימי עבודה מרוחקים יותר בהתבסס על נסיבות אישיות, אך חיוני לשמור על עקביות ולהימנע מיצירת אי-שוויון בתוך הצוות. שקיפות בקבלת החלטות היא המפתח למזעור קונפליקטים פוטנציאליים. הפתרון בעיניי הוא הגדרת ימים קבועים לכלל העובדים של עבודה מהבית וימים מוגדרים לעבודה מהמשרד. ההמלצה שלי הינה יום אחד בשבוע, מוגדר מראש, של עבודה מהבית וארבעה ימי עבודה מהמשרד.
חשוב מאד לציין, כי אין מדובר באמת מוחלטת. אני מכיר עסקים מצליחים ואף ניהלתי באופן שכזה עסק שבו לאורך כל החודש נעשתה העבודה מהבית למעט יום אחד בלבד של עבודה משותפת.
הדבר תלוי בתחום העיסוק של הארגון, באופן בחירת וקליטת העובדים, בהגדרת התפקיד אשר הוגדרה להם, בחשיבות עבודת צוות ועוד.
ביטול מנטליות "היום החופשי":
אחת הטעויות הנפוצות לגבי עבודה היברידית היא שעובדים מתייחסים לימי עבודה מרוחקים כאל "ימים פנויים". עם זאת, חשוב להדגיש כי ימי עבודה מרחוק הם עדיין ימי עבודה. עסקים צריכים להגדיר ציפיות ברורות ולהבטיח שהעובדים יישארו אחראים על המשימות והמועדים שלהם. תקשורת קבועה, הגדרת יעדים והערכות ביצועים יכולים לעזור להחדיר תחושת אחריות ופריון. בעיניי אין כללים מוגדרים של מספר הפעמים שיש לדבר עם עובד על מנת לוודא שהוא אכן עובד.
מה כן יש להגדיר?
תיאום ציפיות לגבי שעות וכמות העבודה מהבית.
תיאום ציפיות לגבי אופן הדיווח והיה והוחלט שיתקיים בכל שינוי בעבודה מהבית.
סוג הדיווח והתקשורת היומית אם באמצעות שיחות טלפון, וואצאפ או דו"ח בסוף יום לרבות KPI'S ברורים.
איזון בין גמישות למשמעת:
בהסדר עבודה היברידי, לעובדים עשויות להיות התחייבויות מזדמנות או פגישות אישיות במהלך שעות העבודה. חיוני לקבוע גבולות ולשמור על איזון בין גמישות למשמעת. עודדו את העובדים לתכנן את ימיהם ההיברידיים מראש ולבקש אישור, תוך הבטחת מילוי האחריות שלהם. כמו שציינתי בסעיף הקודם, תיאום ציפיות הן בנוגע ליעדים ומטרות נדרשות והן בנוגע לשעות העבודה הינו הכרחי בנושא זה.
קידום אווירה משפחתית:
יצירת תחושת שייכות ואחווה בצוות העובדים היא חיונית. כדי להשיג זאת, עסקים יכולים ליישם אסטרטגיות שונות. פעילויות קבועות לבנייה וגיבוש הצוות, הן וירטואליות והן באופן פרונטליות, יכולות לטפח מערכות יחסים חזקות ולשפר את שיתוף הפעולה. ניתן לנצל ערוצי תקשורת וירטואליים כמו פלטפורמות ZOOM ו MEAT בכדי לשמור על גיבוש קבוע ורציף ועידוד תקשורת פתוחה.
גיבוש יכול להתקיים באמצעות "הרמת כוסית" וירטואלית אחת לשבוע, שיחת צוות שבועית או יומית באופן וירטואלי, מתן משימות קבוצתיות שיצריכו מהעובדים לתקשר באופן קבוע ויומיומי.
אני מכיר חברות המקיימות משחקי חבילה עוברת גם כשהחברה כולה עובדת בצורה היברידית. למעשה כמעט ואין מגבלות על היכולת של מנהל לגבש את עובדיו וליצור אווירה אחידה.
קידום מקצועי ואישי:
בעידן ההיברידי, חשוב להמשיך ולספק הזדמנויות לצמיחה מקצועית ואישית. עודדו עובדים לעסוק בתוכניות הכשרה וירטואליות, סמינרים מקוונים וכנסים כדי לשפר את כישוריהם. בנוסף, חברות יכולות להקצות לעובדים זמן ייעודי ללימוד משותף אחת לשבוע. אני ממליץ בחום להגדיר תקציב לקידום מקצועי ואישי לעובדים בתנאי שיעמדו ביעדי הבסיס שהוגדרו להם. היכולת לטפח ולקדם את העובד באופן שוטף יצרו אצלו מחויבות ארוכת טווח.
לסיכום:
ההמלצה שלי היא לשלב בין עבודה מהבית ועבודה מהעסק.
תנאי העבודה יהיו שווים לכלל העובדים.
יש להקפיד שלכל עובד יהיו יעדים מדידים ברורים.
יש לעשות תיאום ציפיות ברור מול העובד לגבי מה מצופה ממנו בעבודה מהבית
תהליך עבודה היברידי מחייב מבעל העסק לסמוך על עובדיו.
