מי שעוקב אחרי המכון הישראלי לניהול מעשי יודע שכ 50% מהלקוחות שלנו הם עסקים וארגונים עם עשרות עובדים ואילו 50% מהלקוחות האחרים, הם כאלו שרוצים לצאת לעצמאות, או שנמצאים ממש בשנה הראשונה של העסק שלהם.
אם בעבר, עצמאי בתחילת דרכו הלוקח ייעוץ, היה דבר חריג, הרי שבשנים האחרונות זהו תהליך שכיח יותר ויותר.
אחד הדברים המאפיינים עצמאי שכזה, זה חוסר הידע לגבי דברים בסיסיים ופשוטים שידיעתם עשויה לחסוך ממנו הרבה עוגמת נפש.
אז הנה חמישה דברים ממש בסיסיים, שכל מי שיוצא לעצמאות חייב להכיר, או לפחות להיות מודע אליהם.
חשוב לי לציין שאף אחד מהטיפים לא מחליף את הצורך בהיוועצות עם עו"ד, או רו"ח.
אני מביא את הנקודות כלקח חוזר ממקרים שאני נתקל בהם על בסיס שבועי.
עצמאיים ומיסים –
טעות נפוצה אצל עצמאיים בתחילת הדרך היא הבלבול בין המחזור (ההכנסות של העסק) והרווח (כמה כסף נשאר לבעל העסק "בבנק").
משפט נפוץ בקרב עצמאיים הוא – "אין לי מושג איפה הכסף?"
המקום הראשון שבו צריך "לחפש את הכסף" זה בשורת המע"מ והמיסים.
אם אתם מוגדרים כ"עוסק מורשה", וודאי חברה בע"מ. 17% מכל שקל שנכנס לעסק שלכם – הוא לא שלכם. הוא של המדינה. אתם בסה"כ צינור שמשמש להעברת הכסף. ולכן כשאתם נשאלים מה היה מחזור המכירות שלכם, חשוב לציין את המחזור פחות המע"מ.
אם למשל, גביתם, עבור השירות שלכם 450 ש"ח, בפועל למעלה מ 58 ש"ח לא שייכים לכם- הם של המדינה.
כעת, אחרי שנלקח לנו כסף מ"למעלה" (המע"מ), צריך לקחת בחשבון גם מה שנלקח "מלמטה" ( מס הכנסה).
מס ההכנסה שאותו תשלמו מורכב מרמת ההכנסה, ההוצאות שלכם וכמובן נקודות הזיכוי השונות שיש לכם.
בכל מקרה חשוב לקחת בחשבון שבממוצע, 10% נוספים מהסכום שקבלתם, ישולם למדינה כמס.
(כמו שציינתי בהתחלה את אחוז המס המדויק שאתם משלמים אתם צריכים לבדוק מול רו"ח שלכם).
בכל מקרה, בדוגמה שנתנו מתוך ה 450 ש"ח שקיבלתם עבור השירות שלכם, למעלה מ 100 ש"ח אינם שלכם. הם של המדינה באמצעות מסים.
ההמלצה שלי –
פתחו שני חשבונות בנק נוספים לחשבון של העסק.
אחד עבור מע"מ, אליו תפרישו 17% מכל שקל שנכנס אליכם והשני עבור מס הכנסה אליו תפרישו אחוז מסויים לאחר התייעצות עם רו"ח שלכם.
הדבר ימנע מכם את אחד הדברים הכי נפוצים ומתסכלים בחיי עצמאי – את הרגע שבו מגיע סכום משמעותי לשלם לרשות המיסים ואין ברשותכם באופן זמין.
נהלו תזרים-
אחד המשפטים היותר מדוייקים לעצמאיים הוא ש "עסקים קמים ונופלים על תזרים מזומנים".
השנים הראשונות של העסק הן מאתגרות מאד מבחינת שיווק וגיוס לקוחות, מצד אחד ומנגד יש הרבה הוצאות של הקמת העסק.
הדבר עלול ליצור מצב בו יש לכם עסק מעולה, שנמצא במגמת עליה וריווחיות ומצד שני – עלויות ההקמה, או תנאי תשלום של הלקוחות, מייצרים בעיה תזרימית.
ההמלצה שלי-
נהלו תזרים מדויק של הכספים הצפויים להכנס ולצאת מחשבון הבנק שלכם.
אם אתם ממש בתחילת הדרך ויש לכם פעולות בודדות בחשבון הבנק תוכלו להשתמש בטבלת שליטה פשוטה באקסל. אם העסק שלכם מורכב יותר ויש לכם פעולות רבות בעו"ש אמליץ להשתמש בתוכנת תזרים מזומנים כזאת או אחרת.
(אם תרצו המלצה בנושא תוכנת תזרים, תוכלו לפנות אלינו במייל ונשמח להמליץ על תוכנה שעשויה לסייע לכם).
עשו סדר עם החשבוניות:
שני חולאים מוכרים בחיי עצמאיים הם ניהול החשבוניות על ההוצאות של העסק והבקרה על כך שכל החשבוניות שלכם, אכן נמצאות אצל רואה החשבון.
רוב העצמאיים זורקים לתוך שקית, או שמרדף קבלות וחשבוניות ואז מוסרים אותם אחת לחודש לרואה החשבון מבלי לדעת האם כל ההוצאות נמצאות בפנים ומבלי לדעת האם רואה החשבון קיבל את את כל החשבוניות ומכיר בהן עבורכם.
ההמלצה שלי היא-
קודם כל- עברו אחת לחודש על כל ההוצאות שהיו לכם החודש בעסק – בדקו זאת באמצעות מעבר על התזרים ועל פירוט כרטיסי האשראי.
שנית, קיימו שיחה עם רואה החשבון וודאו אלו הוצאות מוכרות עבורכם ואלו לא. שימו לב – ישנם דברים מסויימים שעלולים להיות בגדר " שטח אפור". וודאו שרואה החשבון שלכם יוצא מגדרו בכדי לסייע לכם ולא דואג רק לאינטרסים של רשות המיסים.
כעת סמנו בצורה מסודרת באמצעות V בכל שורה, שיש לכם חשבונית עבור כל הוצאה שהוצאתם.
דבר אחרון - אחת לכמה חודשים רשמו לעצמכם סיכום של המע"מ וההוצאות עליהם אתם אמורים להזדכות ווודאו שהסכום שמופיע אצלכם, זהה לסכום עליו דיווח רואה החשבון שלכם.
הקפידו על הסכמים עם לקוחות-
תראו, לא צריך שכל לקוח שמשתמש בשירות שלכם יחתום על הסכם עבודה בן 10 עמודים מולכם.
אבל על מנת להמנע מלקוחות שאינם עומדים בהתחייבות שלהם, על מנת למנוע מצב לא נעים של לקוח שמחליט להפסיק פעילות טרם הזמן, או בניגוד לסיכום איתו, חשוב שיהיה לכם הסכם כלשהו מול הלקוח. הסכם ששישרת את שני הצדדים באמצעות העלאה על הכתב של התנאים שסוכמו.
כבר נתקלתי בבעלת עסק שהשכירה את המקום שלה בשכירות משנה ללא כל הסכם, ואפילו בכזאת שקלטה עשרות לקוחות ללא כל הסכם וזה הותיר אותה חשופה לעזיבתם מעכשיו לעכשיו ללא כל יכולת להערך לכך קודם לכן.
ההמלצה שלי:
התיעצו עם עורך דין. בקשו הסכם פשוט וסטנדרטי שמצד אחד, לא יפחיד את הלקוח ומצד שני ישמור על האינטרסים שלכם.
מנסיון זאת השקעה ששווה כל שקל.
נהלו מעקב אחרי הקשר עם הלקוחות-
בדומה לנושא התזרים, כך גם בנושא מעקב אחר הלקוחות שלכם. בהתאם לגודל העסק, תוכלו לנהל מעקב אחר פעילות הלקוח באמצעות תיקיות במחשב, או באמצעות מערכת CRM.
חשוב שלכל לקוח יהיה תיק מסודר עם הפרטים הרלוונטים עבורכם-
שם פרטי ומשפחה, תאריך לידה, כתובת מייל, כתובת מגורים, הסכם עבודה חתום, מה נאמר בשיחה האחרונה ועוד פרטים ככל שתראו לנכון.
ההמלצה שלי-
קחו לכם כמה רגעים לחשיבה מעמיקה והחלטה, אלו פרטים על הלקוח תרצו שיהיו ברשותכם.
שנית – החליטו באיזה אופציה אתם בוחרים לעשות מעקב אחר הלקוח.
שלישית – הגדירו נהלים קבועים לשמירה על קשר עם הלקוח- זה יכול להיות שליחת ברכת יום הולדת, או להתקשר אחת לשבוע- ההחלטה היא שלכם.
רביעית – עמדו בנהלים שקבלתם על עצמכם.