איך קולטים עובד חדש?

זאת אולי השאלה הכי שכיחה של בעלי עסקים שרוצים לעשות את קפיצת המדרגה ולהקים עסק שעובד איתם או בלעדיהם.

איך קולטים עובד חדש ומוודאים שהוא אמין, רציני, מסור, עובד לטווח ארוך?

איך יודעים שאתם יכולים לשאת בעלות הכלכלית שלו?

במאמר המצורף אציג את הדרך שלי לקלוט עובדים חדשים בצורה מיטבית.

הדרך הזאת היא ללא ספק "הדרך הארוכה".

מצד שני הדרך הזאת היא הדרך בעל הסיכוי הגבוה יותר למצוא את המועמד הראוי למשרה אליה אתם מכוונים.

שלב ראשון- קבלת ההחלטה - מתי צריך לקלוט עובד חדש?

1. כשהבנתם שאתם רוצים להיות "מעל" העסק ולא בתוך העסק. כשאתם מבינים שעל מנת שהעסק יתפתח ויגדל אתם צריכים גמישות וחופש תעסוקתי ולא להיות כבולים לתפקיד אחד בעסק.

2. כשיש לכם יכולת כלכלית לשאת 3 חודשים בשכר של עובד חדש, מבלי שהדבר יפגע ביכולת שלכם להשתכר.

3. כאשר ברור לכם שברגע שיהיה עובד שייקח מכם מטלות מסוימות זה יפנה אתכם להביא כסף חדש לעסק.

4. כאשר אתם מזהים שעלולה להיות פגיעה או נפגעו חלקים מסוימים בעסק כמו: שירות לקוחות, שיווק, חזרה ללידים, וכד'.

5. כאשר הגעתם לתקרת זכוכית וברור לכם שללא עובד נוסף לא ניתן להגדיל בצורה משמעותית עוד יותר את ההכנסות.

שלב שני – רושמים מה אנו צריכים:

בשלב הזה אנו ניקח דף ועט ונרשום בצורה קפדנית ומורחבת מה אנו מחפשים עפ"י שלושה קריטריונים:

1. הגדרת תפקיד- מה האחריות ומה הסמכות של בעל התפקיד הנדרש. כמה שעות יעבוד, כמה ישתכר, כמה ימי עבודה יהיו לו בשבוע, למי יהיה כפוף.

2. תכונות אופי נדרשות- מהן התכונות האישיותיות הנדרשות מבעל תפקיד שכזה. מהן החוזקות הנדרשות למילוי מצוין של התפקיד. למשל – איש מכירות חייב להיות ורבאלי, אוהב אדם, בעל יכולת בינאישית גבוהה, בעל יכולת לקבל תשובות שליליות מבלי להתעכב על כך.

3. ניסיון נדרש- מהו הניסיון הספציפי הנדרש על מנת למלא את התפקיד בצורה מצוינת. האם יש חובה בניסיון קודם או לא? האם יש צורך בלימודים אקדמיים, רישיון ספציפי וכד'

שלב שלישי- מפרסמים:

בשלב הזה אנו ננסח מודעת דרושים כללית ובה נציין באופן כללי מה התפקיד המוצע, מה תכונות האופי הנדרשות ומהו הניסיון הנדרש ונבקש לשלוח קורות חיים. את המודעה נפרסם באמצעים רבים ככל האפשר:

1. בקרב מכרים

2. במקום העבודה

3. בקבוצות וואצאפ

4. בקהילות רלוונטיות בפייסבוק

5. במדיה החברתית שלנו – פייסבוק, אינסטגרם, טיקטוק

6. נספר לכל מי שאנו פוגשים

7. באתרי דרושים

8. באמצעות קמפיין דרושים בפייסבוק

שלב רביעי – סינון ראשון

בשלב הזה תתחילו לקבל עשרות קורות חיים. אני מציע לעשות סינון ראשוני עפ"י 2-3 תכונות / ניסיון נדרש שהכרחי מבחינתכם לקליטת המועמד.ת המתאימ.ה.

קחו בחשבון שקשה מאד למצוא את המועמד המושלם דרך קורות חיים ולכן אני ממליץ לא לנסות בכלל, אלא להגדיר לעצמכם מספר דברים ספציפיים שאתם מחפשים בקורות חיים על מנת להבין מי מהמועמדים מתאים באופן עקרוני למשרה המיועדת.

שלב חמישי – סינון שני

בשלב הזה נעשה שיחות טלפוניות למועמדים לראיון קצר. ניתן לחילופין לבקש ממישהו אחר ליצור קשר עבורנו עם המועמדים או לחילופין במקרה של המון קורות חיים לשלוח הודעת וואצאפ למועמדים ולקבל מהם מענה.

בשלב הזה ניצור קשר עם המועמדים, נסביר להם בקצרה שאנו יוצרים עימם קשר בחזרה לפנייתם, נספר בקצרה מי אנו ומה התהליך המוצע. נשאל בין 4-5 שאלות בסיסיות על מנת להבין מי מהמועמדים רציני יותר לתפקיד ומי בעל סיכוי גבוה יותר להתאמה לתפקיד.

הנה מספר שאלות שניתן לשאול:

1. ספר.י לי על עצמך בארבע משפטים?

2. למה עזבת / רוצה לעזוב את מקום עבודתך?

3. למה מעונין.ת לעבוד אתנו?

4. מה חשוב לך במקום העבודה?

5. מה רמת הזמינות שלך לתחילת עבודה?

6. מה ציפיות השכר שלך?

שלב שישי – סינון שלישי

בשלב הזה נזמין לראיון עבודה את המועמדים.

בחלקו הראשון יעסוק הראיון, בעיקר בתכונות של המועמד ולאחר מכן בניסיון ובידע שלו.

משך הראיון יהיה בין 45 - 60 דקות בהנחה שהמועמד רלוונטי לאורך כל הראיון.

הראיון יהיה בנוי מחמישה שלבים:

1. הכרות

2. שאלות הקשורות לתכונות אופי

3. מעט שאלות הקשורות לניסיון

4. בקשה להמלצות

5. במקרה של פוטנציאל להתאמה – ניתן יהיה לבקש מהמועמד.ת לבצע מטלה לקראת פגישה נוספת.

הנה מספר דוגמאות לשאלות שניתן לשאול בראיון ראשון:

(השאלות מנוסחות בלשון זכר מטעמי נוחות)

1. מה שמך?

2. מה אתה יכול לספר על עצמך?

3. מה הנושאים הכלליים בהם אתה מתעניין?

4. מה שמעת עלינו? (מעיד על רצינות)

5. מדוע אתה מעוניין בתפקיד? (מעיד על שאיפות)

6. כיצד נראה יום סטנדרטי שלך?

7. מדוע אתה מתאים לתפקיד? (מעיד על בטחון עצמי)

8. האם אתה מעדיף לעבוד בצוות או לבד?

9. למה עזבת את מקום העבודה הקודם שלך?

10. ציין 3 תכונות אופי חזקות ו3 תכונות אופי שהיית מעוניין לשפר?

11. מהו הדבר שהכי חשוב לך במקום העבודה?

12. מהו הכישלון הכי גדול שלך ומה למדת ממנו?

13. אלו מהלכים לא שגרתיים לא עשית בתפקידך האחרון?

14. נבקש המלצות.

שלב שביעי – המלצות

בשלב הזה נשוחח לפחות עם שלושה ממליצים שנתן.ה המועמד.ת.

חשוב לוודא שההממליץ יהיה פנוי לשיחה ללא לחץ של זמן.

חשוב להציג את עצמנו.

חשוב להודות לממליץ בתום השיחה על הפניות שלו והנכונות שלו לסייע.

הנה מספר דוגמאות לשאלות שניתן לשאול ממליצים:

שאלות ששואלים ממליצים למועמדים לתפקידים במקום העבודה

שלב שמיני – ראיון שני

לשלב הזה יגיע מספר קטן של מועמדים (מניסיון שלנו מדובר על 3%-7% מקורות החיים שקיבלתם), אבל יהיה מדובר במועמדים מצוינים עבורכם.

בשלב הזה נבחן את מטלת הבית שקיבל המועמד, את היכולות, הניסיון והכישורים של המועמדים. במקביל ננסה לייצר סימולציות רבות ככל האפשר ולשאול שאלות ממוקדות יותר לתפקיד הספציפי של המועמד. במקרים של התאמה מלאה והבנה כי נמצא המועמד הראוי, נציע הצעת עבודה בסיום המפגש, לרבות קביעת מועד לתחילת חפיפה וחתימה על הסכם עבודה.

הנה מספר דוגמאות לשאלות שניתן לשאול בראיון שני:

(השאלות מנוסחות בלשון זכר מטעמי נוחות)

1. ספר לי על אתגר איתו התמודדת בתפקידך האחרון?

2. מה יגידו עליך המנהלים / הקולגות / העובדים האחרונים שלך?

3. מה המשימה הכי משמעותית שביצעת במקום עבודתך הקודם ולמה היא כה משמעותית?

4. בשלב הזה נשאל שאלות ספציפיות:

א. דוגמא לשאלות מתחום המכירות:

1. איך תתמודד עם לקוח כועס/לא מרוצה?

2. תן דוגמה למוצר שאתם אוהבים והסבירו מה הופך אותו לטוב יותר ממתחריו?

3. איך היית מגדיל מכירות של מוצר מסוים ב 50%?

ב. דוגמא לשאלות מתחום ניהול משמרת:

1. זיהית שעובד שלך אינו מוכר מספיק. כיצד תפעל?

2. עובד התקשר חמש דקות לפני משמרת והודיע שאינו מגיע – כיצד תנהג?

3. במהלך משמרת הבחנת שאחד העובדים מדיף ריח של אלכוהול – מה תעשה?

4. איפה אתה רואה את עצמך בעוד שנתיים?

5. יש לך שאלות אלינו?

שלב תשיעי ואחרון – סבלנות

בשלב הזה אתם אמורים כבר למצוא את המועמד הנכון עבורכם.

אם טרם מצאתם – נסו שוב.

זכרו- גם בזוגיות לא תמיד הדייט הראשון מסתיים בחתונה.

אם מצאתם – מזל טוב.

כעת הקפידו לבצע חפיפה מסודרת ומנוהלת

בהצלחה