אחת האמירות הכי נפוצות שאנו שומעים ב"מכון הישראלי לניהול מעשי" היא:
"אני עובד כל כך קשה, מרוויח סכומים יפים אבל בסוף החודש אני לא מוצא את הכסף. לא ברור לי לאן נעלם הכסף"?
במאמר הזה אנסה לתת הסבר מדוע בעלי עסקים לא יודעים היכן הכסף שלהם ואנסה להראות היכן הוא נמצא.
לבעלי עסקים - אין שליטה במספרים.
אבקש מכם לשאול את עצמכם מספר שאלות ולענות בכנות:
מה היו ההכנסות שלכם לחודש הקודם?
מה היו ההוצאות שלכם בחודש זה?
מה היו סה"כ ההכנסות שלכם לשנה הקודמת?
מה היו סה"כ ההוצאות שלכם לשנה הקודמת?
מה הרווח הגולמי, הרווח התפעולי והרווח הנקי של העסק שלכם?
בעלי עסקים רבים לא יודעים מה העלות הישירה שלהם? מה עלויות התפעול וכמה כסף הם מרוויחים בפועל?
בעל עסק חייב לשלוט במספרים של העסק באמצעות שני דוחות כספיים, כאילו מדובר במסיכת החמצן שלהם:
דו"ח ראשון – דו"ח רווח והפסד. זהו דו"ח שאומר מה היו ההכנסות וההוצאות של העסק. דרכו תדעו ממה מורכבות ההכנסות וממה מורכבות ההוצאות ומה הרווח הגולמי והתפעולי של העסק.
דו"ח שני- דו"ח תזרים. זהו דו"ח שמציג מה מצב העסק בזמן אמת בבנק. כידוע לכם, יש מקרים בהם העסק מקבל את התקבולים שלו בתנאי תשלום של שוטף + 30, +60 ואפילו +120. על פניו העסק ריווחי, אבל תזרימית, העסק בבעיה.
שליטה בשני הדוחות הללו יאפשרו לבעל העסק לדעת האם הוא ריווחי ושנית לשלוט במבנה ההוצאות ובמועדי התשלום שהוא מעניק לספקיו.
בעלי עסקים- לא לוקחים בחשבון את כל הוצאות העסק:
אם נשאל בעל עסק מהן הוצאותיו התפעוליות הוא יאמר לרוב, שכירות, חשמל, ארנונה ומים. אם נשאל האם יש לו עוד הוצאות, הוא יתקשה לציין מהן. לכל עסק יש עוד המון הוצאות "קטנות" כביכול, שבסופו של דבר מסתכמות בהרבה מאד כסף.
למשל: תוכנות, רישיונות, כיבוד, תרומות, דואר, שליחים, אינטרנט, עורך דין, רואה חשבון, הנהלת חשבונות, ספקים, מחשבים, תקציב שיווק, אחזקת משרד, ציוד משרדי, השתלמויות מקצועיות, הזמנת אוכל לעסק, חניות, קנסות, ביטוח רכב, ביטוח מבנה, ביטוח אחריות מקצועית, עמלות וריביות, החזרי הלוואות ועוד.
בעלי עסקים לא משייכים הוצאות מוכרות:
ישנן הרבה הוצאות שעשויות להיות מוכרות לבעלי עסקים. רבים מהם מקלים בכך ראש, או לא יודעים איזה הוצאה עשויה להיות מוכרת ע"י רשות המיסים. יותר מכך, ייתכן שתציגו בפני שני רואי חשבון את אותה סוגיה ותקבלו תשובות שונות. רואה חשבון יצירתי יראה לכם כיצד תוכלו בצורה חוקית להגדיל את כמות ההוצאות אותן תשייכו לעסק.
בעלי עסקים מחשבים את ההכנסות שלהם עם המע"מ:
לא פעם אני נתקל בבעלי עסקים שכשאני שואל אותם לגבי המחזור שלהם, הם משיבים לי את סכום הכסף שנתקבל כולל המע"מ. צר לי, אבל המע"מ אינו של בעל העסק. העסק הוא רק כלי להעברת כספים למדינה. כאשר בעל עסק מתייחס ל 100 ש"ח שהוא קיבל כאילו הוא יכול להשתמש בכולם, יש לו טעות מרה. בפועל התקבלו אצלו 83 ש"ח בלבד.
אני מציע לכם, בחום, לפתוח חשבון אחד שיהיה מיועד לתשלומי מע"מ. המשמעות היא שכל תקבול שמתקבל, 17% ממנו יועברו לחשבון לטובת מע"מ.
ומה עם ההחזרים?
לאחר שתשלמו את המע"מ עפ"י הדרישה של רשות המיסים, תוכלו להשתמש ביתרת הכסף על פי בחירתכם.
בעלי עסקים לא מפרידים בין החשבון הפרטי לבין החשבון העסקי:
כאשר בעל עסק משתמש בחשבון אחד הן להוצאותיו הפרטיות והן להוצאות של העסק הוא יוצר "סלט" שלם של הוצאות שקשה מאד לבצע הפרדה ביניהן. הדבר מקשה עליו להבין מה היו ההוצאות המדויקות של העסק ומה ההוצאות הכלליות של הבית.
אני ממליץ לכם לפתוח חשבון פרטי וחשבון עסקי.
לבדוק מה הסכום שהבית זקוק לו על מנת להתנהל בצורה תקינה ואותו להעביר כמשכורת מידי חודש לחשבון הפרטי.
בעלי עסקים לוקחים אשראים גדולים:
אחד הדברים הכי מסוכנים לבעל עסק זה התמכרות להלוואות. הלוואה שאינך יודע כמה תאלץ לשלם עליה ומה יהיה המקור להחזרתה, למעשה עלולה להגדיל את הסיכון של בעל העסק להגדלת הגרעון הכלכלי שלו. נסו להתנהל מהכסף הקיים ואל תיקחו הלוואות אלא אם ברור לכם לאיזה מטרה היא תשמש, מה הריבית שעליכם לשלם עבורה וכיצד תחזירו את הכסף.
לסיכום - התנהלו נכון בהתאם להנחיות ותגדלו שאתם יודעים בדיוק היכן נמצא הכסף שלכם.
מתוך הרצאתו של אריק ברזילי- מאמן בכיר MCIL ומאמן במכון הישראלי לניהול מעשי
